Prática KAIZEN

KAIZEN, uma palavra japonesa que significa:

KAI – mudança

ZEN – para melhor

Uma prática que busca continuamente melhorar os processos e sistemas a cada dia – nunca descansa ou aceita o “status quo” – estado atual. Uma atividade em time que usa a filosofia Lean para rapidamente eliminar DEFEITOS em uma determinada área do negócio, portanto:

• É um intenso caminho focado na melhoria dos processos

• Envolve um Time Multi-funcional

• Define o processo atual usando fluxos, mapeamentos, medidas de desempenho e observação dos processos

• Redesenha o processo para melhorar medidas chaves de desempenho do processo

• Implementa pelo menos alguma melhoria de processo durante a prática Kaizen

É muito importante ressaltar que KAIZEN, em hipótese alguma, NÃO É:

• Uma maneira para reduzir nível de segurança

• Uma maneira de eliminar pessoas

• Uma maneira de trabalhar mais

Quando se decide pela prática KAIZEN é importante considerar as metas, que são:

• Eliminar os 7 tipos de DESPERDÍCIOS!

• Fazer melhorias rápidas (Mini Kaizen)

• Mudanças de processo & comportamento

• Construir trabalho em Time

• Melhorar conhecimento do processo

• Aumentar atividades que agreguem valor

• Aprender e aplicar novos conhecimentos

• Trabalho padronizado (melhores práticas)

A eliminação de DESPERDÍCIO acontece através de:

• Melhorias de Processo (mudanças drásticas ou pequenas, passos incrementais)

• Entender a Voz do Cliente (atender aos requerimentos do cliente)

• “A mudança vem debaixo pra cima e suporta a mudança que vem de cima pra baixo.”

No momento da seleção do KAIZEN, alguns pontos devem ser levados em consideração:

• Deve ser importante para a companhia!!!!!!!!

• Deve ser visível / mensurável

• Ter potencial para alto / rápido retorno

• Baixo custo de implantação

• Eliminar todos os desperdícios possíveis

Existem diferentes tipos de KAIZEN:

• Evento Kaizen

• Onde a meta é uma mudança significativa

• Um evento de 3 a 5 dias

• Time de 5 ou mais empregados

• Foco em desperdício, mudanças rápidas, 5S, layout, kanban, e qualidade

• Mini Kaizen

• A meta é pequenas melhorias contínuas

• Um evento de 2 horas a 2 dias

• Time de 2 ou mais empregados

Quando uma empresa apresenta uma verdadeira cultura KAIZEN, ela tem:

• Criatividade antes de investimento

• Tendência para ação

• Envolvimento total dos empregados

• Cultura de Melhoria Contínua

Processo típico de um KAIZEN

1. Fazer um treinamento prévio

2. Fazer o Value Stream Mapping (VSM) (Mapeamento da Cadeia de Valor)

• Observação, fluxos, processo de mensuração

• Lista de desperdícios, problemas

• Ajuste de metas / objetivos

• Tempestade de idéias = contra-medidas

1. Começar com 5S & melhorias “tentativas”

2. Medir resultados

3. Padronizar melhorias

4. Desenvolver e reportar resultados

5. Celebrar!

Dentre as Ferramentas para solução de problemas mais usada para o processo, estão:

• Value Stream Mapping (Mapeamento da Cadeia de Valor)

• Mapeamento de Processo

• Diagrama de Espaguete

• Tempestade de Idéias ou brainstorm

• 6 passos para solução de problemas

• Diagrama Causa e Efeito

• 5 Por quês e um Como

• Gráfico de Pareto

• Planilha de checagem

• Diagrama de Afinidades

• Desenho de Experimento

• Análise Estatística

Indicadores Chaves de Desempenho

Sempre que se realiza um processo de melhoria é importante se definir os indicadores chaves de desempenho para se observar o processo antes e depois. Dentre estes indicadores, devemos contemplar:

• Melhoria de Segurança

• Redução de custos

• Redução de tempo de ciclo/ lead time

• Aumento de produtividade

• Redução de inventário

• Melhoria da satisfação dos clientes

• Melhoria de qualidade

• Melhoria da satisfação dos empregados

Agenda típica de um Kaizen

Dia 1: Treinamento

1) 4 horas de treinamento em sala

2) Reunião com o Time, ajuste de metas, tempestade de ideias

3) Coleta inicial de dados

Dia 2: Coleta de Dados

1) Mapear o processo em um diagrama de layout

2) Identificar todas as condições atuais: número de operadores, inventário, perdas, espaço, qualidade, etc.

3) Observar e medir o tempo de cada atividade

4) Estabelecer o tempo ciclo

5) Tempestade de ideias para melhorias

6) Estabelecer área maiores para focar as atividades de KAIZEN

7) Estabelecer objetivos específicos do KAIZEN

8) Líder do time apresenta itens 6 - 8 na reunião da liderança do time

Dia 3 e 4: Ações

1) Conduzir seção informativa com o pessoal para explicar mudanças atuais. Buscar retornos.

2) Checar as ações executadas durante a noite

3) Seguir com as atividades KAIZEN: Observar, medir, solucionar problemas

4) Os Membros do Time deverão coordenar atividades pelo menos duas vezes ao dia

5) Manhã do dia 4 deverá ser usada para terminar as melhorias

6) A Tarde é usada para treinar os empregados

7) Preparar uma apresentação com um sumário de todo o trabalho

Dia 5: Reportar Resultados e CELEBRAR

… a prática KAIZEN deve ser conduzida por um agente de mudança experiente e treinado que capacita times multifuncionais para aprender a enxergar desperdícios, e implementar melhorias sistêmicas usando ferramentas apropriadas em um processo padronizado.

Regras básicas do time de KAIZEN

• Manter a mente aberta

• Manter uma atitude positiva

• Nunca deixar uma dúvida em silêncio

• Criar um ambiente seguro

• Tratar os outros como gostaria de ser tratado

• Cada pessoa, uma voz — sem posição ou ranqueamento

• Não existem colocações estúpidas

• Entender o processo

• Just do it! Apenas faça!!!

Dicas de como sustentar os ganhos:

• Monitorar resultados (Quadros de KPIs)

• Auditoria de 5S

• Caminhadas Gemba

Benefícios de um KAIZEN

• Melhorias de segurança

• Suporte a implementação do Lean 6 Sigma

• Implementação de melhores práticas

• Melhoria das condições de trabalho

• Melhoria da segurança das operações

Companhias de Classe Mundial sempre mantém o resultado e nunca param de melhorar!!!!

Edson Silveira de Oliveira

Business & Operational Excellence

Lean Six Sigma Master Black Belt