Maturity Assessment - Business & Operational Excellence

Um dos primeiros passos na jornada rumo a Excelência é sabermos de onde estamos partindo e onde queremos chegar. Definitivamente não é copiar outra organização, pois cada uma tem suas características e suas ambições, então, o que é Excelência para uma, pode não ser para outra. E o ponto de partida, em geral, nunca é o mesmo.

Neste artigo vamos falar de uma ferramenta que permite a organização conhecer o seu ponto de partida. Chama-se Avaliação de Maturidade ou Maturity Assessment, cujo resultado, em combinação com as estratégias do negócio, permitirá que a organização trace seu plano ou sua jornada rumo a Excelência de uma forma mais efetiva, tendo como base a filosofia Lean, ou seja, de forma enxuta.

Para começar vamos definir muito bem o que é e o que não é a Avaliação de Maturidade.

Definitivamente, Avaliação de Maturidade NÃO É UMA AUDITORIA. Não se trata de um grupo de auditores que checam os seus processos em busca de não conformidades com o propósito de uma certificação. Avaliação de Maturidade é conhecer realmente o estado atual da sua organização para ser usado como guia na jornada rumo a Excelência. Trata-se de uma constatação e não um julgamento.

É uma ferramenta simples, que pode ser comprada ou desenvolvida pela própria organização, em uma planilha Excel, com perguntas simples e objetivas que permitem avaliar o processo e determinar a seu nível atual de maturidade. Obviamente, cada pergunta deverá ser acompanhada de evidências, que pode ser em fotos ou documentos. Também deverá ter observações / sugestões de melhorias para se avançar nos níveis até atingir a Excelência, que serão avaliadas e usadas, ou não, pela organização para construir seu plano de melhoria. Por isso, a organização não precisa se preparar para uma Avaliação de Maturidade como, em geral, se faz para uma auditoria, e deve estar sempre aberta às observações.

Na figura abaixo está um exemplo de Modelo de Avaliação de Gestão.

Para cada um dos itens na figura são desenvolvidas questões para avaliação. Abaixo está um exemplo bem simples de uma planilha para um dos itens, que deverá ser preenchido juntamente com o responsável, no local onde acontece o processo. Não espere conseguir uma visão real de um processo fazendo a avaliação ou mapeamento ou melhoria atrás de uma mesa de um escritório. É necessário estar no local.

Depois de feito toda a avaliação, teremos um gráfico demonstrativo do nível atual da organização e também um relatório, que será usado pela Liderança para construção do Plano de Ação rumo a Excelência. Abaixo um exemplo do gráfico gerado:

Com todas estas informações, primeiro se define aonde a organização quer chegar para cada item. Lembrando que, quanto mais alto o nível, maior o custo para se chegar e nem todas as organizações tem recursos para isto e, às vezes, por característica do negócio, também não precisam. Uma sugestão aqui é fazer a implantação por fases, pois com as melhorias implantadas em uma fase, alguns recursos ficam disponíveis para ajudar na implantação da fase seguinte, o que é bom para a organização e também para as pessoas, pois vão incrementando seu conhecimento, se envolvendo e se motivando cada vez mais.

Após a definição do objetivo, vem a construção do plano, alinhado a este objetivo. Neste momento também se deve fazer a alocação dos recursos, de uma forma realista, para a realização do plano. E daí em diante é fazer o acompanhamento e os ajustes conforme o plano vai avançando, pois certamente surpresas irão acontecer, como mudanças que estão fora do controle da organização.

Edson Silveira de Oliveira

Business & Operational Excellence

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