Visual Management – 5Ss Methodology

Edson Silveira
18 de nov. de 2016
4 min de leitura

Ainda como parte do Gerenciamento Visual, mas já avançando para a parte de melhoria, vamos falar um pouco sobre os 5Ss. É a etapa inicial e base para implantação de qualquer processo de melhoria ou qualidade total, e é assim chamado devido à primeira letra de cinco palavras japonesas: Seiri (Senso de Utilização), Seiton (Senso de Ordenação), Seiso (Senso de Limpeza), Seiketsu (Senso de Saúde) e Shitsuke (Senso de Disciplina).

Começar a trabalhar em oportunidades de melhoria sem antes fazer os 5Ss, pode acabar levando você a trabalhar no problema errado por desconhecer o verdadeiro problema devido à imensa bagunça em que se encontra o processo.

A visão dos 5Ss é uma força fundamental para o Lean Six Sigma. Uma estação de trabalho com 5Ss é mais segura, mais limpa e organizada, mais eficiente e prazerosa e fundamental para todas as outras atividades de melhoria. Isto irá resultar em menos acidentes, melhor eficiência, melhor qualidade e melhor controle da estação de trabalho, o que impactará na redução dos sete desperdícios e na redução de custos. Por exemplo, se tudo está organizado e limpo é mais fácil encontrar as coisas, reduzindo tempos de busca, compras desnecessários, defeitos por uso de itens equivocados, etc

A definição, objetivos e dicas para cada um dos 5Ss é:

1. Seiri – Senso de Utilização

É a remoção, com sucesso, de todos os itens na estação de trabalho que não são necessários no dia a dia.

Identificar todos os itens a serem removidos com “cartões vermelhos”.
Nos cartões, colocar todas as informações sobre o item, departamento, responsável e destinação, ou seja, o que será feito com o item.

A participação de todos é essencial e usar os cartões vermelhos não é perda tempo, ajuda a dar a noção visual exata do que precisa ser removido. E antes de iniciar o processo é importantíssimo tirar fotos, para que ao final todos possam visualizar a transformação da área.

2. Seiton – Senso de Ordenação

É a organização dos itens necessários de forma que seja fácil encontrá-los e movê-los; itens usados frequentemente são colocados mais perto da estação de trabalho.

Mover os itens com cartão vermelho para devidos lugares,
Criar local oficial com indicação para todos os itens. Significa ter um lugar para cada coisa e cada coisa no seu lugar.

Usar fitas ou tinta para demarcação de áreas ajuda a manter cada coisa em seu lugar. Se um espaço demarcado não está ocupado é porque alguém retirou algo dali e não devolveu. E as demarcações devem ser padronizadas: sempre com tinta, ou sempre com fita, a cor, etc

3. Seiso – Senso de Limpeza

Restaurar a área de trabalho como nova; foco intenso em limpeza, conserto e restauração.

Identificar todos os itens para limpeza e colocar em um plano de ação.
Utilizar o plano de ação para programar as atividades de melhoria.

Focar no plano de ação, fazer certo sempre da primeira vez, desenvolver e utilizar melhores práticas para procedimentos repetitivos. E limpar também significa deixar o equipamento pronto para uso, ou seja, além de limpo, funcionando.

4. Seiketsu – Senso de Saúde / Padronização

As principais atividades focadas em processos e procedimentos padronizados. Tornar simples e checar a rotina de trabalho; desenvolver padrões para ajudar os esforços implantados.

Identificar todos os processos que precisam de padronização.
Implantar normas para manter atividades de limpeza.

Utilizar o conhecimento das pessoas para identificar as áreas onde os processos podem ser melhorados à medida que são padronizados. Alavancar padrões em todas as áreas e processos para minimizar o trabalho desnecessário e criar padrões durante a execução de Limpeza para acelerar a implantação.

5. Shitsuke – Senso de Disciplina

As principais atividades giram em torno de criar responsabilidades. Implantar procedimentos para encorajar a melhoria contínua e prevenir a regressão para velhas tendências.

Conduzir funções de sustentação com auditorias.
Utilizar ferramentas Lean para implantar medidas de sustentação, como checklists.

Responsabilidade é a chave para o sucesso contínuo. Comunicar as expectativas para as pessoas é essencial também. Cada um é dono da sua estação de trabalho, portanto é sua a responsabilidade de mantê-la dentro do padrão dos 5Ss.

Abaixo estão alguns pontos chaves na implantação dos 5Ss:

Não tomar ações em demasia em um momento: Atividades em excesso podem sobrecarregar a organização e perder o impulso.
Manter o foco na gestão: Falta de foco intenso de gestão compromete o sucesso das atividades de sustentação.
Lidar com a capacitação necessária à frente: Esperar para treinar as equipe de 5S pode causar problemas de agendamento e afetar outros cronogramas.
Identificar trabalhos de reparação principais: Esperar para pedir itens ou executar atividades pode atrasar o trabalho.
Identificar as principais decisões à frente: Clarificar todas as principais decisões com todos os membros chave da equipe para evitar mudanças de última hora.
A organização deve ser dividida por áreas, com coordenadores para cada área.
Cada área deverá treinar também um auditor, mas as auditorias devem ser cruzadas, ou seja, o auditor de uma área realizar auditoria em outra, por meio de um cronograma, evitando que um auditor faça sempre auditorias em uma mesma área. As auditorias não devem ser avisadas para se evitar a limpeza e organização apenas para a auditoria. O processo é de disciplina e organização.
E lembre-se sempre que limpeza e organização é parte do ser de cada um. Ou a pessoa é limpa e organizada, ou não é. Portanto, é um trabalho de mudança cultural, ou seja, a sustentação é embasada completamente em pessoas.

No quadro abaixo você pode conferir 4 pontos importantes para se sustentar os ganhos com a implantação dos 5Ss.

Complementando o quadro acima, muitas empresas usam os 5Ss como programa motivacional e competitivo entre áreas, com premiação àquelas que mais se destacam anualmente.

Para finalizar, segue uma figura que representa um panorama geral de toda a metodologia 5S, incluindo uma linha de tempo, para uma empresa de médio e grande porte. E não percam a próxima publicação onde teremos vários exemplos e ilustrações sobre a aplicação dos 5Ss.