BOPEX – Business / Operational Process Excellence

A primeira coisa que devemos ter em mente na implantação de um Sistema de Excelência de Processos Operacionais ou de Negócio é definir claramente o seu objetivo, considerar o escopo e os conceitos e princípios que serão abordados, como: filosofia de curto ou longo prazo, processos/cadeia de valor, planejamento, dimensionamento da carga de trabalho, definição de técnicas para solução imediata de problemas, bem como a melhoria contínua dos processos, padronização de sistemas, gestão visual, sem deixar de lembrar o desenvolvimento, tanto de funcionários quanto de parceiros.

Um dos grandes equívocos que tenho observado nestes anos de experiência é se começar já implantando as ferramentas para melhoria dos processos, sem antes ter feito um diagnóstico / avaliação do nível da maturidade em excelência atual, usando-se uma ferramenta simples e objetiva, que dê como resposta um número para se conhecer o nível em que cada processo está, obviamente acompanhado por observações, que serão o ponto de partida para se definir onde se quer chegar, quais ferramentas são aplicáveis e a abordagem. Daí, enquanto se faz o planejamento da implantação, já se vai preparando a organização para mudança, e não simplesmente sair fazendo as coisas, provocando nas pessoas sentimentos adversos, como medo e reatividade, que levará o a implantação ao fracasso. Devemos entender que, no final das contas, são elas que levarão o trabalho adiante de fato, portanto, devem estar bem preparadas e conscientes.

Bom, agora sim se pode iniciar a implantação, que deve ser embasada por um bom gerenciamento visual, que permitirá ir avaliando o grau de melhoria de acordo com o que está sendo implantado e comparar com a avaliação inicial. Os processos mais importantes e mais deficientes devem ser bem mapeados, da forma como realmente acontecem atualmente, portanto, com a ajuda das pessoas chaves que o executam. Sobre este mapeamento, que chamamos de estado atual, definimos os projetos de melhoria (escritório de projetos), os times de implantação destes projetos, revisões e as técnicas e ferramentas que serão abordadas.

Obviamente, as pessoas deverão ser desenvolvidas / capacitadas para se obter os melhores resultados, mas este desenvolvimento / capacitação é um investimento que a organização faz, portanto, deve ser feito de forma planejada, onde o recurso necessário terá a capacitação necessária, no momento necessário. A presença da área de Recursos Humanos na implantação de um sistema de excelência é mandatória na obtenção do resultado esperado.

Cada etapa da implantação deve ser avaliada e comparada com o que estava planejado e os ajustes necessários devem ser feitos, não só em termos de ações, mas também financeiros, considerando custos e benefícios realizados. Fazendo desta forma, o sucesso da implantação estará garantido, de uma forma geral.

Devemos lembrar sempre que estamos tratando de um processo de transformação, que está embasado em disciplina e organização, que por sua vez depende basicamente de pessoas.

"The first thing to keep in mind in the implementation of Business / Operational Process Excellence is to clearly define your goal, consider the scope and the concepts and principles that will be addressed, such as short or long-term philosophy, processes / value chain, planning, workload, technical definition for immediate problem solving and continuous improvement of processes, standardization of systems, visual management, while remembering the development of both employees and partners. One of the major misconceptions that I have seen in these years of experience is to start deploying the tools to improve processes, without making first a diagnosis / assessment of the current level of maturity in excellence, using a simple and objective tool to give in response a number to know the level at which each process is, obviously followed by comments, which will be the starting point to define where you want to go, what tools are applicable and approach. Hence, while making the deployment planning, you will already preparing the organization for change, not just quit doing things, causing adverse feelings in people, such as fear and reactivity, which will lead the deployment to fail. We must understand that, ultimately, they are the ones that will take the work forward in fact, therefore must be well prepared and aware. Well, now you can start the deployment, which must be grounded in a good visual management that will allow you evaluate the degree of improvement according to what is being implemented and compare with the initial assessment. The most important and most deficient processes should be well mapped, how they really work today, so, with the help of key people who perform it. This mapping, we call the current state, will identify the improvement projects (Project Management Office), projects teams, reviews and techniques and tools that will be addressed. Obviously, people should be developed / trained to get the best results, but this development / training is an investment that the organization does, therefore, must be done in a planned way, where necessary resource will have the necessary training, when required . The presence of the Human Resources area in the implementation of a system of excellence is mandatory to obtain the expected result. Each step of the deployment should be evaluated and compared to what was planned and the necessary adjustments should be made, not only in terms of actions, but also financial, considering costs and benefits. By doing in this way, the successful implementation is guaranteed, in general. We must always remember that we are dealing with a transformation process that is based in discipline and organization, which depends primarily on people."

Edson Silveira de Oliveira

Business & Operational Excellence Lean Six Sigma Master Black Belt